Artigo

TURBINANDO O CONTAS A PAGAR NA ADVOCACIA
ARTIGO SB - ERIC SCHATZ

                    

Uma ferramenta essencial para a “sobrevivência” dos escritórios de advocacia

 

A sociedade de advogados não pode cometer o erro de acreditar que o contas a pagar é simplesmente uma obrigação com seus credores e fornecedores. Os sócios ou o responsável financeiro do escritório devem levar em consideração a visão estratégica do negócio, que vai muito além de simples pagamentos de “contas” a terceiros, algo rotineiro em qualquer escritório.

Para o profissional envolvido no processo de organização financeira da banca, esta visão tem que ser ampla, observando e principalmente questionando a si próprio, em como melhorar o desempenho e métodos de trabalho no contas a pagar.

Em muitas conversas e andanças por escritórios de advocacia no Brasil, a percepção é que 99% dos escritórios, do pequeno com um advogado e uma secretária, até a banca com mais de 100 profissionais, o foco está no lucro. Não que essa visão seja “errada”, porém se esquecem do olhar aos custos e despesas. Como é possível conhecer o lucro, quando não reconheço os meus custos e despesas, deixando-os “órfãos” no escritório?

A pergunta que não quer calar é: Como faço isso? Quem poderá ser o responsável? Como iniciar esse controle? A resposta é simples, mas o difícil é a aplicação prática. Tudo isso leva tempo e muitas vezes até dinheiro, mas sem essas devidas ações, o escritório vai sempre deixar aquele “filho” esquecido. Para responder às perguntas acima, sugiro três ações para início imediato dos envolvidos no financeiro e com acompanhamento dos sócios. Assim todos terão uma visibilidade melhor.

1º passo: Inicie um levantamento de todos os Custos e Despesas do escritório. Caso não exista um sistema de controle, como um software e outras ferramentas integradas, uma simples planilha com as seguintes colunas:

Data de emissão do título ou boleto, a data de vencimento, data de pagamento (inserir a data somente quando for pago), valor a pagar (inserir o valor inicial), valor pago (informar qual valor foi pago, pois se houver atraso de pagamento poderá incidir multas e juros), descrição do pagamento (exemplo: pagamento referente à Reforma do Escritório), nome do credor ou fornecedor e, por último, informar qual centro de custo ou para qual finalidade foi aquele pagamento (exemplo: Reformas, Energia elétrica, Aluguel, Salário, etc).

OBS: Lembrando que deverão ser informados todos os custos e despesas do escritório, desde 1 pacote de balas servidas ao cliente, até mesmo a saída de valores referentes a custas bancárias, estacionamento e combustível (veículos que são usados ao serviço do escritório).

2º Passo: Após “planilhar” e detalhar todos os custos e as despesas do escritório no mês, repita e replique isso para os vencimentos dos próximos 6 meses.

Informe os valores já previstos fixos do escritório. Exemplo: aluguel, condomínio, financiamentos e outros valores que não se alteram mensalmente. Faça isso também para os custos e despesas variáveis, calculando a média mensal de todos. Exemplo: energia, água, telefone e outros itens cujo valor da próxima fatura não é conhecido, mas irá chegar.

Obs: lembre-se de guardar os documentos físicos, como boletos, promissórias e outros. Indicamos que seja em uma pasta sanfonada com número de datas, assim será arquivado ali os documentos por ordem de vencimento. Ou seja, existirão dois controles, o físico e o digital, reduzindo assim a margem de erro na gestão do contas a pagar.

3º Passo: Pronto! Depois de tudo separado e organizado, o contas a pagar do escritório começa a tomar forma, e o filho até então desconhecido, agora é parte da casa, sendo abraçado pelos familiares. Agora vem o mais difícil, já que o início desse controle não terá mais fim. A etapa será acompanhada constantemente pelos responsáveis envolvidos no processo e também pelos sócios do escritório através de relatórios semanais e mensais de acordo com as ações tomadas e continuadas nos passos anteriores.

 

Seguindo esses três passos, a visibilidade dos sócios quanto ao resultado do seu “negócio” será vista com outros olhos. Ao enxergar os custos e despesas de forma mais detalhada, isto é automaticamente comparado aos lucros que o escritório obteve, e a gestão será mais eficiente. A meta de qualquer escritório ou até mesmo empresas de diversos segmentos são os lucros, porém os custos e despesas são parte desta “família” e não devem ser esquecidos ou algo não importante para o escritório.

Como diriam os antigos, “dinheiro não aceita desaforo, cuide do seu”.

 

* Eric Schatz – Administrador de Empresas, Consultor em finanças, Graduado em administração de empresas, Pós-Graduado em gestão financeira, filiado ao CRA/PR nº 29.703. Experiência de 17 anos em empresas de grande, médio e pequeno porte, nas áreas financeira e gestão de contratos. Desenvolvimento em planejamento estratégico e melhoria de resultados, análise e participação de mercado. E-mail: eric@estrategianaadvocacia.com.br.