Artigo

SOFTWARE DE GESTÃO LEGAL COMO CENTRALIZADOR DA OPERAÇÃO JURÍDICA
ARTIGO SB - Tatiana Rodrigues

 

Atualmente a gestão jurídica em escritórios, departamentos jurídicos e em órgãos jurisdicionados é centralizada em softwares de gestão. Pelo menos é o que se recomenda (na verdade não se abre mão).

Porém, não é somente pesquisar na internet o mais vendido e contratar. É muito importante a escolha correta da ferramenta, bem como a sua customização e sua utilização plena. Hoje já existe um grande número de softwares com as mais diversas funções.

Contemporaneamente, os sistemas de gerenciamento, os softwares de gestão voltados para a advocacia evoluíram muito. A maioria hoje é web, alguns possuem aplicativos, e ainda tem mais de 200 funcionalidades, bem como APIs  (Interface de Programação de Aplicativos) que “conversam” com outros sistemas facilitando muito a rotina jurídica. O objetivo da maioria destas empresas é o mesmo, proporcionar para o usuário e para o consumidor uma melhora na rotina, aumento de produtividade, segurança, e visão gerencial de toda a operação.

Recomenda-se que o gestor jurídico quando for escolher o sistema, leve em consideração as necessidades da sua operação e contrate uma ferramenta que sirva para as suas demandas, e em demais áreas ou segmentos da mesma forma. Esta obra tem como um dos grandes objetivos, desenvolver este gestor para encontrar soluções voltadas para as necessidades do mercado. Além disso, muitas vezes perguntamos em um departamento jurídico, quantas audiências os terceirizados farão ao longo desta semana? Quantos prazos eles têm hoje? E não é incomum a resposta não aparecer. O que demonstra a grande ausência de controle ainda dentro das organizações que atuam no mundo jurídico.

A escolha do software de gestão

Conforme destacado acima, existem muitos sistemas no mercado, e a escolha é muito pessoal. Irá depender de inúmeros fatores, como por exemplo, se existirá migração, valores, número de usuários, etc.

Algumas funções são cruciais para a escolha do sistema, como uma boa “agenda”, relatórios customizáveis, GED[1] – Gerenciador Eletrônico de Documentos, dentre outras.

Ao pesquisar um sistema jurídico, avalie bem as funcionalidades que atualmente chegam a dezenas. Faça testes gratuitos, avalie o custo-benefício a longo prazo e contrate um que seja capaz de resolver os problemas mais urgentes do seu escritório ou departamento jurídico. Dê preferência aos softwares com maior tempo de atuação no mercado que compreendem a sua realidade e procuram inovar e evoluir junto com o seu escritório, sempre buscando o que há mais moderno em tecnologia. Antes de decidir, aproveite o período de testes para avaliar também a qualidade do atendimento e do suporte técnico – esses detalhes farão muita diferença no futuro. Esta, sem dúvida nenhuma, é uma das maiores fontes de reclamação dos profissionais, e talvez até um dos estímulos para a pouca adesão do software dentro do escritório.

Customização do software

Neste tópico, vamos imaginar que o gestor legal já adquiriu o software, e tem como uma de suas tarefas auxiliar na customização da ferramenta. O que seria esta customização e porque eu tenho que customizar o sistema.

Um dos grandes objetivos práticos da implantação de uma Controladoria Jurídica, está na extração de relatórios chamados “inteligentes”, automatizáveis dentro de um software, e que realmente possuem uma informação relevante: estratégica. Para a extração destes relatórios, o sistema deve ser alimentado com as informações necessárias, onde as bases, as premissas pré-definidas no sistema, devem ser inseridas pelo operador.

Bom, digamos que já adquiri o software, entendi o que é a customização, e vou iniciar este trabalho. Como eu começo?

Customização dos usuários e contatos

Logo que se adquire um sistema, é interessante verificar se na negociação (no contrato) foram contratadas horas de treinamento. Se a resposta for sim, use-as, sem moderação. Se não tiverem estas horas de treinamento, contrate. A empresa mais apta para este treinamento de como se utiliza o software é a fabricante ou a indicada por ela.

Importante destacar também que a Controladoria Jurídica deve ser o “departamento” da organização que deve “dominar” a utilização da ferramenta e deve conhecer todos os seus detalhes, suas configurações, etc.

Após esta etapa, podemos passar para o início da customização propriamente dita. É recomendável que a customização inicie pelas permissões dos usuários, uma vez que, em um escritório, as permissões de um sócio, administrativo, financeiro, estagiário e advogados do técnico jurídico são diferentes. Este início é um dos pontos mais importantes da customização. Concluída esta fase, podemos avançar para a customização dos contatos/pessoas.

A customização dos contatos ou pessoas é um dos pontos mais simples, porque o mais importante é um cadastro completo. E da mesma forma, o profissional deverá já pensar nos campos do sistema de forma estratégica. Por exemplo, o profissional irá atuar em um escritório que atenda Pessoa Física no Direito Previdenciário. Érecomendável que na aba “contato”, deva existir um campo para inserir o número do PIS, da CTPS, do benefício, dentre outras peculiaridades da pessoa. Concluída esta fase, passamos para as demais tabelas. É muito importante o nome correto da Ação (e demais informações, como pedidos, objeto, entre outros) já estar salvo no software. Salvo da maneira correta, sempre se pautando pelas tabelas do CNJ[2] – Conselho Nacional de Justiça. Esta padronização, a mais atual, foi instituída pela Resolução n.º 46 do CNJ. Estas bases são as tabelas Unificadas do próprio Poder Judiciário com os nomes das classes, assuntos, e movimentações dos processos judiciais na Justiça Estadual, na Justiça Federal, na Justiça do Trabalho e no Superior Tribunal de Justiça. Esta última padronização já está de acordo com o CPC – Código de Processo Civil, mais atualizado.

Até pouco tempo, cada Tribunal, e até Varas utilizavam nomes diversos para Ações similares. A ausência de padronização inviabiliza a estatística do Poder Judiciário, dificultando também o trabalho de quem está na outra ponta: a equipe que distribui a Ação, ou interpõe o Recurso.

Neste ponto, o primordial é pensarmos para dentro do escritório ou do departamento jurídico. Se falharmos neste ponto, todo o trabalho esperado dos relatórios internos cai por terra. O que precisamos saber:

- Quantas Ações entraram este mês?

 - Quantas encerraram?

- Quantas e quais encerraram por acordo?

- Das ações encerradas, quantas foram providas?

- Quantas foram improvidas?

- Dentro destas improvidas, quais os objetos foram improvidos?

- Quanto tempo esta ação tramitou?

- Do valor que estava provisionado para esta Ação, quanto foi pago? Ou recebido?

As perguntas que podemos fazer diariamente a respeito das Ações são muitas. O importante é entender que se eu não organizar o meu software gestão como um espelho das nomenclaturas dos Tribunais, eles não vão se integrar. Eu não vou conseguir extrair relatórios inteligentes que me mostrem, de fato, informações estratégicas.

Eu sempre terei que parar o trabalho para construir um relatório “na unha” totalmente do zero, sempre que um cliente solicitar.

E mais importante, eu não saberei para onde está indo o meu escritório. Muitas vezes nem sei se ela dá lucro ou prejuízo. Entendido tudo isto: vamos pesquisar as melhores ferramentas?

 

Tatiana Rodrigues – Advogada, pós-graduada em Direito Administrativo pelo Instituto Romeo Felipe Bacellar. Professora da disciplina de Controladoria Jurídica na pós-graduação Dalmass/ESA GO. Professora da disciplina de Controladoria Jurídica e Inovação da graduação no Uninter. Consultora plena em Gestão da produção legal. Coach. Sólidos conhecimentos no contencioso e consultivo empresarial e de massa. Larga experiência na prática forense.

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